数据字典就是对于数据模型中的数据对象或者项目的描述的集合，这样做有利于程序员和其他需要参考的人。分析一个用户交换的对象系统的第一步就是去辨别每一个对象，以及它与其他对象之间的关系。这个过程称为数据建模，结果产生一个对象关系图。当每个数据对象和项目都给出了一个描述性的名字之后，它的关系再进行描述（或者是成为潜在描述关系的结构中的一部分），然后再描述数据的类型（例如文本还是图像，或者是二进制数值），列出所有可能预先定义的数值，以及提供简单的文字性描述。这个集合被组织成书的形式用来参考，就叫做数据字典。
当开发用到数据模型的程序时，数据字典可以帮助你理解数据项适合结构中的哪个地方，它可能包含什么数值，以及数据项基本上表示现实世界中的什么意思。例如，一家银行或者是一个银行组织可能对客户银行业涉及的数据对象进行建模。他们需要给银行程序员提供数据字典。这个数据字典就描述了客户银行业中的数据模型每一个数据项（例如，“账户持有人”和“可用信用”）。