传真是指通过电话传输的经扫描的印刷材料（文本或图像），通常电话线路与打印机或其他输出设备相连接。原始文件被传真机扫描并转换为位图文件，传真机把传输内容（文本或图像）看作单独的确定的图像对待。在这种数字形式下，资料被作为电信号通过电话系统传输。接受传真的机器重新恢复那个电码图像并打印出一张那个文件的复印件。
几乎所有现在制造的人造调制解调器都能够发送和接受传真数据。传真/调制解调器软件直接从磁盘文件或屏幕上产生传真信号。即使文件仅仅是个文本，它被计算机当作扫描图像来处理并且被以位图文件格式传输到接收机。如果接受者只是希望读到这个信息，那么在线传真信息就能很好的做到。然而，如果文件需要编辑，它就必须通过光学字符识别（OCR）程序被转换为ASCII 文本，或者必须用手重新输入到计算机中。发送需要修改的文件的更有效率的方法就是通过e-mail系统。e-mail文件已经是ASCII 文本的，这样它们可以在任何文本编辑器或文字处理程序中被立即编辑。
现在互联网提供了在某些情况下发送传真的一种更便宜的新方法。一些免费或收费的公司提供了通过互联网（而不是公共电话系统）连接到大部分或部分传真点的路径。将传真发送到多个地址的服务也被提供。